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Erfolg Ausgabe Oktober 2016

Ausgabe 10 / Oktober 2016 / ERFOLG Management 17 Täglich 12 x Vorteile und kein Investment Dokumenten-Management-Systeme aus der Cloud werden zum Wettbewerbs-Vorteil für Schweizer KMUs Das Schlagwort «Dokumenten-Management» ist gerade bei KMUs ein Unwort. Jahrelang wurde von Anbietern mit der Einsparung von Archivplatz und der Beschleunigung von Suchvorgängen argumentiert. In den wenigsten Fällen waren diese für KMU-Firmen relevant genug, um das finanzielle und zeit- liche Investment in die Einführung einer DMS-Software zu rechtfertigen. Inzwischen existiert allerdings eine neue Generation von Dokumenten-Management-Lösungen, deren Nutzen ganz besonders auch auf den Bedarf von KMU-Unternehmen zugeschnitten ist. Gerade KMUs erzielen erheblich höhere Wertschöpfung beim kompletten Wegfall von Investitionen zugunsten minimaler Nutzungsgebühr. In vielen KMU-Unternehmen nutzen Mitarbeiter längst Dienstleistungen wie Dropbox, iCloud und viele andere um Dokumente teils auch über Unternehmensgrenzen hinweg mit Kooperationspartnern oder freien Mitarbeitern zu teilen oder auch von unterwegs darauf Zugriff zu haben. Doch wie steht es bei solchen Systemen mit Datenschutz und der Kontrolle, wer welche Dokumenten-Versionen wo liegen hat? Dafür bieten moderne DMS- (Dokumenten- Management-Software) und ECM- (Enterprise Content Management) Systeme eine interessante und oft auch kostengünstige Lösung. In einem zentralen System werden alle unternehmens- relevanten Dokumente abgelegt und können sowohl über eine strukturierte Suche (nach Anzeigen Suchbegriffen) als auch mit Volltext-Suche jederzeit effizient aufgefunden werden. Natürlich lassen sich Berechtigungen vergeben, damit beispielsweise Personalakten nur von berechtigten Personen gefunden und angezeigt werden können. Doch das sind längst nicht die einzigen Vorteile von DMS-Systemen aus der Cloud. Ihre 12 Vorteile – Jederzeit und von überall her Zugriff auf die eigenen Dokumente (soweit Berechtigung besteht) via Laptop, Tablett oder Smartphone. – Keine Datenverluste durch integriertes Backup-Konzept. – Lösch- und Veränderungsschutz gemäss gesetzlicher Richtlinien (GeBüV) – Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sichergestellt – Möglichkeit, Dokumente oder ganze Dossiers externen Partnern, Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitern zugänglich zu machen – Einstieg schon für Einmann-Firmen: Ihre Dokumenten-Management-Lösung wächst mit Ihrer Firma und Ihren Bedürfnissen. – Kümmern Sie sich um Aufgaben, welche Ihrer Firma Ertrag bringen. Unproduktive Updates, Backups etc. werden automatisch für Sie ausgeführt. – Anbindungen an bestehende IT-Systeme lassen sich zu jedem Zeitpunkt ergänzen (ERP, Exchange-Server, Outlook, CRM und viele andere). – Einfaches Archivieren von Dokumenten (z. B. Scann, pdf, tiff) und Dateien (Word, Excel, Powerpoint, Video, Audio, usw.). – Schnelles und einfaches Finden von archivierten Elementen. – Hosting in der Schweiz in zertifizierten Rechenzentren mit Datenschutz auf höchstem Niveau. – Nutzen von Workflows, z. B. für Rechnungsfreigabe usw. Kein Investment Sie blockieren keine Mittel, sondern bezahlen immer nur das, was Sie auch nutzen und das schon für ein paar Franken am Tag. Kendox ist ein Schweizerischer DMS-Hersteller. 100 % unserer Software-Entwicklungen machen wir in der Schweiz. Wir kennen daher den Schweizerischen Markt und die entsprechenden Gesetze sehr genau und stellen so sicher, dass unsere Lösungen jederzeit passen. Kendox AG Bahnhof-Strasse 7 9463 Oberriet Telefon 071 763 72 72 christoph.bisel@kendox.com www.kendox.com

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